برای اینکه بحث در مورد مدت زمان ترخیص کالا از گمرک را از سربگیریم می خواهیم قبل از هرچیزی بگوییم که ترخیص کالا به عنوان مرحله‌ ای حیاتی در تجارت بین ‌الملل از چند ساعت تا چند هفته طول می کشد. ترخیص ‌کار گمرک باید فردی باشد که دقت عمل و مهارت های ارتباطی و مدیریتی قوی داشته باشد و در کنار آن باید واجد شرایط این شغل باشد که این به معنی دارا بودن تمامی مدارک و شرایط لازم است. او باید شرایط لازم را بررسی کرده تا بار کالا در اولین فرصت ممکن ترخیص شده و از به تعویق افتادن و ایجاد هزینه‌های اضافی ممانعت کند.

چرا ترخیص به تاخیر می افتد، یکی از دلایل مهم و بزرگ آن این است که در مدارک نواقص هست و عدم تطابق اطلاعات با اظهارنامه وجود دارد که به توقف کالا در گمرک می‌انجامد. این پایان داستان نیست و علاوه بر این ما تأخیر در پرداخت حقوق و عوارض گمرکی را هم جزو دلایل تاخیر می دانیم که با نبود هماهنگی میان ارگان‌های مرتبط و پیچیدگی‌های قانونی هم جزو مواردی هستند که ترخیص را طولانی می کنند. اشتباهات رایجی در این مورد وجود دارد مانند اینکه اطلاعات به نادرست ثبت شوند، مجوزهای لازم ناقص ارائه شوند یا ضوابط بسته ‌بندی و برچسب‌گذاری درست رعایت نشوند.

 

تمهیداتی که باید ترخیص کار برای جلوگیری از مشکلات بیاندیشد ؟

مدارک را از قبل و به طور کامل آماده کند؛

از نرم‌ افزارهای مدیریت الکترونیک استفاده نماید؛

ارتباط قوی و مستمر با مسئولان گمرک و سایر ارگان‌ های مرتبط بگیرد؛

با به روزرسانی دائم اطلاعات در مورد قوانین و مقررات گمرکی اطلاعات خود را بالا نگه دارد؛

از سامانه ‌های پیگیری آنلاین برای رصد کردن آنی وضعیت محموله ی خود استفاده کند؛

با بررسی و مطالعه ی نمونه‌ های واقعی ما به این نتیجه رسیدیم که افرادی که با دقت و نظم مراحل ترخیص را پیگیری کرده‌اند در نتیجه هم کالاهای خود را حتی در کمتر از ۲۴ ساعت ترخیص کردند. اما در آن روی سکه عدم توجه به این موارد باعث شده برخی متحمل چند هفته تأخیر شوند که هزینه‌های مضاعف قابل توجهی برایشان ایجاد کرده است

به‌کارگیری فناوری‌های نوین مانند هوش مصنوعی، سیستم‌های مدیریت ریسک، و اتوماسیون فرآیندها نیز به طور قابل توجهی سرعت ترخیص را افزایش داده و از اشتباهات انسانی جلوگیری می‌کند. ترخیص سریع نه تنها هزینه‌های انبارداری و مالی را کاهش می‌دهد، بلکه فرصت‌های تجاری و نقدینگی سازمان را بهبود می‌بخشد.